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INTRODUCCIÓN, OBJETO Y APLICACIÓN
Esta política es de aplicación a la Fundación Nuestra Señora del Camino con CIF G28781722 y domicilio social en C/ Collado de Tirobarra Nº8 28034 Madrid, y tiene como objetivo establecer un canal interno para la denuncia de posibles infracciones normativas, infracción de políticas internas y/o éticas y establecer un régimen de protección al informante, en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Este Canal es un mecanismo que permite a los empleados de la entidad, y otras partes interesadas, denunciar cualquier tipo de conducta ilegal o contraria a nuestros valores y principios éticos, sin temor a represalias fortaleciendo la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público. De esta manera, se busca promover una cultura de transparencia, integridad y responsabilidad en nuestra organización, al mismo tiempo que se protege a aquellos empleados que deciden hacer una denuncia de buena fe.
CANAL ÉTICO
El canal ético es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalias.
El canal ético está a cargo del Responsable del sistema interno del Canal, y cuenta con diversos gestores según el ámbito de la información recibida.
El responsable del sistema se ocupará de:
Los informantes dentro del ámbito de aplicación de la ley pueden realizar sus denuncias a través de los siguientes medios:
Enlace al canal ético online:
Código QR:
A solicitud de la persona informante, mediante petición dirigida al Responsable del Sistema, podrá realizarse la comunicación mediante una reunión presencial solicitándolo vía email en: silviamg@fnscamino.org
SUJETOS DENUNCIANTES – INFORMANTES
El canal podrá ser utilizado por:
Es importante destacar que las denuncias realizadas a través del canal ético deben ser de buena fe, es decir, deben estar respaldadas por evidencia y hechos concretos.
HECHOS DENUNCIABLES
El canal será únicamente utilizado para advertir a la entidad de los siguientes aspectos:
Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave*.
*En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social
La persona informante deberá facilitar como mínimo, la referencia al ámbito subjetivo de la infracción (materia o normativa infringida: Derecho de la Unión Europea; infracción penal; o infracción administrativa); y una descripción de los hechos objeto de comunicación (información relevante sobre lo ocurrido), lo más detallada posible, adjuntando la documentación de la que pudiera disponer, en su caso.
De igual manera puede facilitar su nombre y apellidos, y un teléfono de contacto, si no optase por realizar esta comunicación de forma anónima.
Si conociese la identidad de la persona responsable de la irregularidad comunicada, o hubiera puesto en conocimiento estos hechos a otro órgano o entidad a través de algún canal externo, también podrá facilitar estas informaciones.
V. PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA
La empresa se compromete a investigar todas las denuncias de posibles infracciones o incumplimientos que se reciban a través del Canal Ético.
La empresa designará a una persona o equipo como responsable del sistema de información como encargado de la recepción, registro y gestión de las denuncias recibidas a través del Canal Ético.
El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo
Se investigarán todas las denuncias de manera imparcial y confidencial y se tomarán medidas adecuadas en función de los resultados de la investigación destinadas a la protección del informante
La empresa se compromete a informar al denunciante sobre el estado de la investigación y de las medidas adoptadas, siempre que sea posible y sin comprometer la confidencialidad y protección del denunciante pudiendo solicitar información adicional a los hechos comunicados a través del Canal Ético
A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días para realizar una comunicación. Dicha reunión será grabada en los términos establecidos en la ley. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación
Además, la empresa se compromete a realizar un seguimiento de todas las denuncias recibidas y las medidas adoptadas para garantizar la efectividad de esta política y mejorar continuamente el proceso.
Las comunicaciones a través del sistema de información podrán ser anónimas.
Las comunicaciones recibidas serán aceptadas en el plazo máximo de 7 días y gestionadas durante el plazo máximo de 3 meses salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales
Se remitirá al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cualquier información cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Además de este Canal Ético, existen otros canales externos habilitados por las autoridades competentes, para comunicar igualmente las acciones u omisiones que puedan constituir infracciones, sobre los ámbitos anteriormente indicados. Entre dichos canales se encuentran:
Canales Estatales o Autonómicos:
Estatales:
Autonómicas:
Canales Europeos:
Es posible dirigirse a la OLAF por medio de los siguientes canales:
Por carta a: Comisión Europea, Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), Investigaciones y Operaciones B-1049 Bruselas, Bélgica.
Por correo electrónico a: OLAF-COURRIER@ec.europa.eu
Por medio de las líneas de teléfono gratuito: http://ec.europa.eu/anti–fraud
VI. PROTECCIÓN DE LOS INFORMANTES
La entidad se compromete a proteger a las personas que informen sobre infracciones o incumplimientos, de acuerdo con la Ley 2/2023.
Las personas que comuniquen o revelen infracciones tendrán derecho a protección frente a represalias siempre que concurran las circunstancias siguientes:
Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufre en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
A título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
a. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
b. Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
c. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
d. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
e. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
f. Denegación de formación.
g. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años, podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas u órganos que pudieran verse afectados. La denegación de la extensión del período de protección deberá estar motivada.
Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de esta ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.
Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento
La Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. podrá, en el marco de los procedimientos sancionadores que instruya, adoptar medidas provisionales en los términos establecidos en el artículo 56 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en la ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
VII. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
Los datos personales objeto de tratamiento, los documentos aportados y cualesquiera otra información facilitada en la denuncia que contenga información personal, serán tratados de manera confidencial por los responsables del Sistema interno de información con la finalidad de cumplir con la obligación de investigar y gestionar la denuncia presentada así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales establecidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
No se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.
El tratamiento de datos personales será realizado velando por el cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que
informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción , del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.
El acceso a los datos personales contenidos en el Canal Ético quedará limitado a:
Los datos podrán ser puestos en conocimiento del Departamento Legal, Abogados, Órganos Judiciales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en caso de que alguna de las informaciones recibidas fuera susceptible de ser considerada delito o infracción legal de algún tipo.
Base legal del tratamiento: El tratamiento de datos personales, en los supuestos de comunicación internos, se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, cuando, de acuerdo a lo establecido en los artículos 10 y 13 de la ley, sea obligatorio disponer de un sistema interno de información. Si no fuese obligatorio, el tratamiento se presumirá amparado en el artículo 6.1.e) del citado reglamento. El tratamiento de datos personales en los supuestos de canales de comunicación externos se entenderá lícito en virtud de lo que disponen los artículos 6.1.c) del Reglamento (UE) 2016/679, 8 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y 11 de la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo.
Derechos del interesado: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, de manera gratuita mediante correo electrónico a: protecciondedatos@fnscamino.org en los casos legalmente previstos.
Conservación: Los datos se conservarán por el plazo legal establecido para la tramitación del expediente (3 meses) y por el tiempo necesario para el ejercicio de acciones legales o si fuese necesario dejar evidencia de la gestión del canal. El interesado tiene derecho a su vez a presentar una reclamación a la AEPD en www.aepd.es para solicitar la tutela de sus derechos.
VIII. COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
La entidad llevará a cabo capacitaciones periódicas y campañas de sensibilización para fomentar una cultura de integridad y transparencia, y para informar a los empleados y otras partes interesadas sobre el Canal Ético.
La entidad también proporcionará información sobre los derechos y protecciones que se ofrecen a los denunciantes en virtud de la Ley 2/2023.
La entidad se compromete a difundir esta política a todos los empleados y partes interesadas, y a actualizarla regularmente para garantizar su conformidad con las leyes y regulaciones aplicables.
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (CANAL ÉTICO)
Nº de Revisión | Fecha | Naturaleza de la Revisión |
Rev. 0 | 15/11/2023 | Edición inicial del documento |
Rev. 1. | 13/12/2024 | Actualización normativa y unificación con política interna del canal |
1. INTRODUCCIÓN
La “Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción” (en adelante Ley 2/2023) ha transpuesto al ordenamiento jurídico español La Directiva europea 2019/1937 Directiva “Whistleblowing”, relativa a la protección de las personas que informan sobre infracciones al Derecho de la Unión. Esta norma establece la obligatoriedad de que las entidades jurídicas de los sectores públicos y privados, con más de 50 empleados, y aquellas personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, dispongan de un Sistema Interno de Información (SII) para comunicar de manera oportuna, adecuada y confidencial, las acciones u omisiones previstas en esta Ley.
Este Sistema Interno de Información o Canal Ético se configura como el cauce preferente para recibir información sobre aquellas acciones u omisiones que se identifican en la misma, y a estos efectos deberá:
La Fundación Nuestra Señora del Camino tiene implantada una “Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante” en la que se establecen los principios generales del Sistema Interno de Información, con los que se compromete en el desarrollo de la actividad de los centros que la integran. Esta Política recoge igualmente el “Canal Interno de Información” (en adelante “Canal Ético”) que se ha establecido como mecanismo de comunicación y conocimiento confidencial, transparente y adecuado para informar de aquellos comportamientos que puedan conllevar alguna irregularidad o de algún acto contrario a la legalidad, o a las normas de comportamiento del Código Ético y demás normas internas aplicables, cometidos por quienes integran la Fundación Nuestra Señora del Camino, tanto de su equipo de dirección, como por las personas trabajadoras en general, así como por las personas representantes o trabajadoras de empresas que colaboran con la Fundación en sus distintas actividades.
Teniendo en cuenta todos estos antecedentes, se elabora el presente “Procedimiento de Gestión de Comunicaciones del Sistema Interno de Información” (en adelante el “Procedimiento”), que desarrolla la Política antes mencionada, y se constituye como una herramienta corporativa puesta al servicio de todas las personas a quienes más adelante se identificará, para facilitar la comunicación, gestión, investigación, seguimiento, resolución, y confidencialidad de las comunicaciones realizadas de buena fe, en relación con posibles comportamientos o actuaciones contrarias a la legalidad vigente, y de igual manera, a los principios, normas éticas e internas de la Fundación Nuestra Señora del Camino, y su consiguiente protección frente a cualquier tipo de represalia.
2. ALCANCE
Este Procedimiento es aplicable a todos los centros y departamentos que forman parte de la Fundación Nuestra Señora del Camino.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
3.1. Ámbito Material
Todas las personas identificadas en el apartado siguiente tendrán la posibilidad de comunicar a través del Canal Ético habilitado por la Fundación Nuestra Señora del Camino aquellas acciones u omisiones que vulneren la legislación vigente, de acuerdo con lo establecido en la Política corporativa del Sistema Interno de Información.
Por consiguiente, podrán ser objeto de información, y serán tramitadas conforme a lo dispuesto en el presente Procedimiento, las comunicaciones que se encuentren relacionadas con:
De igual manera, podrán ser objeto de comunicación a través del Canal Ético, aquellas informaciones que puedan implicar una violación de los principios y deberes que se contemplan en el Código Ético de la Fundación Nuestra Señora del Camino.
El Canal Ético no puede ser utilizado como buzón de sugerencias, ni como medio para presentar consultas o solicitudes, quejas o reclamaciones. A título de ejemplo, no podrán comunicarse a través de este medio:
3.2. Ámbito Subjetivo
Podrán hacer uso del Canal Ético las siguientes personas:
En adelante, las personas aquí mencionadas serán referidas como “lo/s informante/s”
o “persona/s informante/s”.
4. RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
La Dirección General de la Fundación Nuestra Señora del Camino será la competente para la designación de la persona física responsable de la gestión del sistema de información (en adelante el “Responsable del Sistema”), y su destitución o cese.
La persona Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Fundación Nuestra Señora del Camino a quienes resulte de aplicación el presente Procedimiento. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.
Corresponde al Responsable del Sistema el seguimiento, cumplimiento y comprobación de la suficiencia de las medidas recogidas en el presente Procedimiento, así como la tramitación y gestión de las comunicaciones que se puedan realizar al amparo de lo establecido en este documento, garantizando en todo momento la confidencialidad en el tratamiento de dichas comunicaciones.
El Responsable del Sistema gestionará toda comunicación que se reciba a través del Canal Ético establecido, sobre la posible comisión de una actuación ilícita o irregular descritas en el apartado 3.1 del presente procedimiento.
5. CANAL ÉTICO
La Fundación Nuestra Señora del Camino ha habilitado el espacio “Canal Ético” dentro de su página web https://fnscamino.org, donde se publicará la información sobre el canal interno para la comunicación de las informaciones sobre las acciones u omisiones recogidas en el apartado 3.1 anterior del Procedimiento, relacionadas con las actividades desarrolladas por la Fundación.
En este canal se han integrado los diferentes canales internos ya existentes y que se encontraban habilitados para efectuar estas comunicaciones, en función de la naturaleza u origen de las mismas en la siguiente dirección electrónica:
https://compliance.legalsending.com/canal/?C=48601139019010283
Se trata de un canal seguro, con las garantías de confidencialidad, y protección del Informante.
La realización de una comunicación a través del Canal Ético, no impide que la persona informante pueda realizar esta misma comunicación ante cualquier otro organismo que resulte competente.
De igual manera, toda persona física podrá utilizar el canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) regulado en la Ley 2/2023, o de las autoridades u órganos autonómicos correspondientes que hubieran establecido igualmente un canal de información general, o de cualquier otro organismo público nacional o europeo que tuviera un canal específico para comunicar la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación material de este Procedimiento, ya sea directamente o previa comunicación a través del canal interno.
6. RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
Cualquier persona informante que detecte una conducta susceptible de ser comunicada a través del Canal Ético habilitado por la Fundación Nuestra Señora del Camino, deberá ponerla en conocimiento del Responsable del Sistema a través de los siguientes medios:
Las personas que efectúen una comunicación a través de los medios dispuestos en este Procedimiento, deberán garantizar que, en caso de facilitar datos personales éstos son verdaderos, exactos, completos y actualizados.
Las personas que presenten una comunicación informando sobre una irregularidad o incumplimiento de la normativa que resulte de aplicación, deben hacerlo de buena fe, con respeto a la verdad, con el convencimiento de actuar correctamente y solamente en beneficio de La Fundación Nuestra Señora del Camino, y de la sociedad en general.
Se entenderá que una comunicación ha sido realizada de buena fe, y conforme a cuanto se encuentra establecido en el presente Procedimiento, cuando:
El mal uso del Canal Ético, o la realización de comunicaciones falsas o de mala fe, podrá, cuando así corresponda y hayan quedado constatadas estas circunstancias, conllevar la imposición de una sanción disciplinaría por parte la Fundación Nuestra Señora del Camino, sin perjuicio de la posible responsabilidad civil, por la lesión al honor o la comisión de un delito de injurias o calumnias, que este tipo de comportamientos o actuaciones puedan conllevar.
La Fundación Nuestra Señora del Camino no permitirá que se tomen represalias de ningún tipo, contra las personas que efectúen las comunicaciones que hayan sido remitidas de buena fe. En este sentido las personas informantes estarán protegidas
como más adelante se establece de forma expresa y tal y como se recoge en la Política del Sistema Interno de Información y Protección al Informante.
7. CONFIDENCIALIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El Procedimiento regulado en este documento, comporta el almacenamiento de datos personales, por lo que las condiciones de su implantación están sometida a la legislación vigente, por consiguiente, todo tratamiento de datos personales realizado en aplicación del presente Procedimiento se realizará de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, con el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante RGPD), así como con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD).
De conformidad con lo establecido en la citada normativa, se informa que los datos personales que se proporcionen como consecuencia del presente Procedimiento serán tratados en calidad de responsable del tratamiento por el órgano de administración o de gobierno correspondiente de la Fundación Nuestra Señora del Camino, y se encuentran citadas en el apartado 2 “Alcance” de este Procedimiento, con la finalidad de cursar, investigar y gestionar la comunicación recibida.
El tratamiento se ampara, tanto en el cumplimiento de la obligación legal que se establece en la Ley 2/2023, como en el interés público. Durante la tramitación del mismo se dará la información establecida en los artículos 13 y 14 del RGPD tanto a la persona informante como a la parte afectada.
El acceso a los datos está limitado dentro de sus competencias y funciones, exclusivamente al Responsable del Sistema, a la persona responsable de Cumplimiento Normativo, y al Delegado de Protección de Datos.
La Fundación Nuestra Señora del Camino tiene implementadas medidas de seguridad en el Canal Ético y en los canales internos de información que están integrados en citado canal, que garantizan la máxima confidencialidad respecto de las comunicaciones realizadas, impiden el acceso a personal no autorizado, y las posibles pérdidas de dicha información.
En aras al principio de confidencialidad, la persona afectada por la comunicación remitida a través del Canal Ético no podrá acceder ni a los datos de la persona que la hubiera efectuado, ni de cualquier persona que pueda estar implicada en las acciones u omisiones comunicadas, durante la tramitación del procedimiento. El derecho de acceso de la persona afectada queda limitado, por tanto, a sus propios datos personales.
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el Sistema Interno de información únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Este periodo no excederá en ningún caso de tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubieren iniciado actuaciones de investigación, salvo que en el caso de que la finalidad sea la de dejar evidencia del funcionamiento del sistema o que se deriven procedimiento administrativos o judiciales.
Los interesados podrán ejercer sus derechos en materia de protección de datos mediante una comunicación escrita dirigida a la dirección postal: Protección de Datos, C/ Collado de Tirobarra Nº 8, 28034 Madrid, o en el correo electrónico protecciondedatos@fnscamino.org, con identificación del asunto: “canal ético”.
Puede consultar más información en nuestra política de privacidad del canal del informante que se encuentra en esta sección de las páginas web anteriormente indicadas.
8. DERECHOS Y DEBERES DE LA PERSONA INFORMANTE
8.1. Derechos de la persona informante:
La conducta de la persona informante que actúe de buena fe y con voluntad de colaboración podrá ser tenida en cuenta por la Fundación Nuestra Señora del Camino al efecto de calificar o, en su caso, sancionar su participación o relación con los hechos objeto de comunicación.
9. DERECHOS DE LA PERSONA AFECTADA
10. REQUISITOS DE LAS COMUNICACIONES
Para que una comunicación realizada a través del Canal Ético, pueda ser gestionada de forma adecuada, en la medida de lo posible, deberá tener el siguiente contenido mínimo:
Se podrá contactar con la persona informante, en caso de que sea necesario, para que aporte información adicional a la comunicada.
En cumplimiento a lo establecido en la Ley 2/2023, se admitirán las comunicaciones anónimas si estas tienen cierto grado de verosimilitud. En este caso la persona Responsable del Sistema, actuará diligentemente en orden a comprobarla. También se admitirán si sirven para completar la información recibida en una comunicación previa que cumpla los requisitos mínimos mencionados.
Toda persona que efectúe una comunicación sobre una irregularidad o quebrantamiento de la legalidad vigente a través del Canal Ético, debe de tener indicios racionales, que sustenten la misma, por lo que la comunicación deberá venir acompañada, cuando resulte posible, de las pruebas que acrediten los hechos, al menos indiciariamente. Cualquier prueba debe de haber sido obtenida por el informante de forma licita, es decir con respeto a la ley y los derechos y las garantías constitucionales.
Si al realizar la comunicación se hubiera incurrido en un defecto, en cuanto a la falta de información mínima necesaria, que sea subsanable, se concederá a la persona informante, un plazo de cinco (5) días hábiles, para que subsane el defecto, advirtiéndole en este caso de que se procederá al archivo de la comunicación sin más trámite, si el defecto no es subsanado en este plazo.
11. RECEPCIÓN Y TRATAMIENTO DE LAS COMUNICACIONES
11.1 Registro
Recibida una comunicación a través del canal ético, el Responsable del Sistema procederá a su registro, siéndole asignado un código de identificación. Este registro contará con los niveles de protección adecuados para garantizar la seguridad de los datos incorporados y evitar su manipulación. El acceso a este registro estará restringido exclusivamente al Responsable del Sistema. En dicho registro quedarán documentadas todas las comunicaciones recibidas, cumplimentando los siguientes datos de cada una de ellas:
a) Código de identificación.
b) Fecha de recepción.
c) Naturaleza de la comunicación y personas involucradas.
d) Fecha de inadmisión, en su caso.
e) Estado de la investigación e instrucción.
f) Resolución del expediente.
g) Medidas adoptadas.
h) Fecha de cierre.
11.2 Acuse de recibo
En un plazo no superior a siete días hábiles desde dicha recepción se procederá a acusar recibo de la comunicación efectuada, a menos que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación, o que el Responsable del Sistema considere razonablemente que el acuse de recibo de la información pudiese comprometer la protección de la identidad del informante, o que la comunicación se haya efectuado de forma anónima.
11.3 Comprobación
Registrada la comunicación, el Responsable del Sistema comprobará si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación material recogido en el apartado 3.1 anterior.
En el supuesto de que el Responsable del Sistema comprobase que la comunicación recibida es pertinente, pero su contenido es insuficiente, incompleto o no proporciona el detalle necesario para que se pueda iniciar la instrucción del expediente, se remitirá a la persona informante una comunicación solicitándole la aportación de información o documentación adicional en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, desde la recepción de dicha comunicación, salvo que se tratase de comunicaciones realizadas de forma anónima. Transcurrido dicho plazo sin contestación del informante en este sentido, se procederá al archivo del expediente.
Realizado este análisis preliminar, la persona Responsable del Sistema, decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información:
a) Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones del Responsable del Sistema, procediendo igualmente a la supresión de los datos personales recogidos en el registro de la comunicación realizada.
b) Admitir a trámite la comunicación: La admisión a trámite se comunicará al informante, salvo que la comunicación fuera anónima, o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones del Responsable del Sistema.
c) Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos comunicados pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
11.4 Excepciones
Si la información que se traslada a través del canal ético se encuentra relacionada tanto con infracciones de la normativa sobre blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, como con la normativa sobre la distribución de seguros, resultará de aplicación la normativa específica sobre comunicación de infracciones en dichas materias, tal y como se establece en la Ley 2/2023. Por consiguiente, el Responsable del Sistema comunicará al informante el medio a través del cual deberá realizarse la correspondiente comunicación.
12. INSTRUCCIÓN
Si del contenido de la comunicación realizada a través del Canal Ético existieran indicios de la comisión de un incumplimiento legal o de alguna irregularidad, se iniciará la fase de instrucción del expediente abierto con respecto a dicha comunicación.
La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones adecuadas y pertinentes, y la práctica de las pruebas que se consideren necesarias, encaminadas al debido esclarecimiento y determinación de los hechos comunicados, y a la comprobación de su verosimilitud y materialización, entre las que se incluyen las siguientes:
En esta fase de Instrucción, se dará trámite de audiencia a la persona afectada, salvo que se ponga en peligro la capacidad para investigar o recopilar pruebas de manera eficaz por el riesgo de destrucción o alteración de las mismas por parte de dicha persona, en cuyo caso este trámite podrá retrasarse hasta un máximo de dos meses.
Así mismo, el trámite de audiencia se dará a los terceros que puedan actuar como testigos, cuya intervención tendrá carácter estrictamente confidencial.
*Si una comunicación recibida en el Canal Ético se encuentra relacionada con el ámbito de competencia de la Comisión de Actuación frente al Acoso, el Responsable del Sistema de Información dará oportuno traslado de la misma a la citada Comisión para su completa tramitación y resolución, todo ello de acuerdo al “Protocolo para la prevención y tratamiento del acoso laboral, sexual o por razón de sexo” establecido a estos efectos. Esta Comisión informará al Responsable del Sistema del cierre de sus procedimientos para que éste pueda dejar constancia en su registro del cierre del expediente.
Si en cualquier momento de la instrucción se tuviese conocimiento de la existencia de actuaciones en curso en el ámbito judicial o administrativo por los mismos hechos, el Responsable del Sistema podrá acordar la suspensión de la actuación de instrucción que se esté llevando a cabo, y reanudarla si hubiera aspectos relevantes no decididos en aquellos ámbitos.
Conflicto de interés: En ningún caso una persona podrá participar, ni directa ni indirectamente, en la instrucción (tramitación e investigación) de una comunicación que le afecte, quedando excluida de la gestión/instrucción de la comunicación, quedando bloqueado su acceso a cualquier actuación relacionada con la misma. Igualmente, tampoco podrán participar personas que dependan jerárquicamente de la afectada, ni personas de las que la persona afectada dependa jerárquicamente.
13. RESOLUCIÓN
Concluidas todas las actuaciones desarrolladas en la fase de instrucción del expediente, se elaborará un Informe, que, al menos, tendrá los siguientes contenidos:
a) Una exposición sucinta de los hechos relatados, la fecha de registro, y el código interno asignado para la identificación de la comunicación.
b) Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la veracidad de los hechos comunicados.
c) Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan, dejando igualmente constancia de las recomendaciones que se considere oportuno realizar.
La persona Responsable del Sistema, de acuerdo con el contenido de este informe, adoptará alguna de las siguientes decisiones:
a. Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada. El informante tendrá derecho a la protección prevista en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la comunicación a la vista de la información recabada, debía haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el apartado 11.3 de este Procedimiento.
b. Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos comunicados pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
c. Traslado a la Dirección de la Fundación Nuestra Señora del Camino, para la aplicación de las medidas de corrección y/o, en su caso, disciplinarias que pudieran corresponder, si de las actuaciones realizadas se concluye que un integrante de la Fundación Nuestra Señora del Camino ha llevado a cabo una conducta irregular o ilícita, incumpliendo la normativa interna o externa de obligado cumplimiento.
Si la implicación en los hechos comunicados y finalmente probados, fuese un proveedor de mercancías, servicios y/o suministros, el Responsable del Sistema dará traslado al Departamento o Área de la Fundación Nuestra Señora del Camino que haya realizado la contratación o que sea responsable del cumplimiento de sus compromisos, para la adopción de las medidas que se consideren adecuadas.
Cuando del contenido de la comunicación o de la instrucción de la misma se ponga de manifiesto la posible existencia de responsabilidades penales relevantes que puedan afectar a la Fundación Nuestra Señora del Camino, el Responsable del Sistema informará de inmediato al Patronato de la Fundación, a través de la Comisión de Auditoría y Cumplimiento Normativo si existiese, y a la Asesoría Jurídica.
En el caso de que se compruebe que una comunicación ha sido realizada infringiendo la buena fe contractual, proporcionando información sobre hechos y/datos falsos o tergiversados por una persona integrante de la Fundación Nuestra Señora del Camino, tal extremo se pondrá de manifiesto a la persona responsable de la Dirección de la Fundación para que se adopten, en su caso, las medidas disciplinarias que resulten pertinentes.
El plazo para la tramitación del expediente, finalizar las actuaciones, y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la información, salvo aquellos casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo indicado, el cual podrá extenderse hasta un máximo de otros
tres meses adicionales. Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.
14. INFORME SOBRE EL CANAL ÉTICO
De forma periódica, y como mínimo una vez al año, el Responsable del Sistema informará al Patronato de la Fundación Nuestra Señora del Camino, sobre el número de comunicaciones presentadas, tramitadas y archivadas, la tipología de las mismas, así como de la necesidad de adopción de medidas adicionales o complementarias, a fin de mejorar en su caso, la gestión del procedimiento. Esta información será analizada y valorada con el objeto de mejorar las medidas tendentes a prevenir cualquier incumplimiento de la normativa que resulte de aplicación, así como para mitigar el riesgo de que puedan llegar a cometerse los delitos e infracciones recogidos en el Modelo interno para la Prevención de Riesgos Penales que pudieran cometerse con los medios o bajo la cobertura de la Fundación Nuestra Señora del Camino.
Sin perjuicio de lo anterior, de forma extraordinaria, informará a la Dirección General de la Fundación Nuestra Señora del Camino y a su Patronato, cuando existan circunstancias que así lo requieran.
15. DIVULGACIÓN Y FORMACIÓN SOBRE EL CANAL ÉTICO
Con el objetivo de que el Sistema Interno de Información y el Canal Ético sean efectivos, su existencia se pondrá en conocimiento de todo el personal de la Fundación Nuestra Señora del Camino a través de un comunicado interno en el que se indique la forma de acceder al mismo y los trámites del procedimiento.
En todo caso, esta información se mantendrá publicada de forma permanente en la intranet de la Fundación Nuestra Señora del Camino.
En dicha información se harán constar necesariamente los siguientes aspectos:
16. ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO Y VIGENCIA
Este Procedimiento deberá revisarse, y si fuese necesario actualizarse, como mínimo una vez al año, y cuando sea necesario ante cambios materiales en el contenido del
mismo, debiendo quedar registro de cada proceso de actualización, los motivos de ésta y los cambios realizados.
La responsabilidad de dicha revisión y actualización recaerá en el Responsable del Sistema, quién remitirá la nueva versión actualizada a la dirección o el departamento de Cumplimiento Normativo de la Fundación Nuestra Señora del Camino, para su análisis y evaluación.
La citada Comisión evaluará si el contenido de la misma continúa siendo adecuado, y lo someterá a la aprobación de la Dirección General de la Fundación.
La evolución que contempla el presente apartado se muestra al comienzo del documento en ‘Control de Versiones’ recogiendo cada nueva versión realizada con la fecha de actualización y resumen de las modificaciones realizadas.
El presente Procedimiento entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por la Dirección General de la Fundación Nuestra Señora del Camino.
En Madrid, a 10 de septiembre de 2025.
Luis Jesús Venero Valero
La Fundación Nuestra Señora del Camino es una entidad sin ánimo de lucro con más de 50 años de experiencia trabajando en el sector de la discapacidad y servicios residenciales.